Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?
Для любого масштаба бизнеса важна эффективная организация процесса закупок. Если в компании маленького размера руководство может взять на себя функции закупок совместно с ассистентами, то с увеличением масштаба компании данный процесс потребует слишком больших временных и трудовых затрат. В этом случае возникает необходимость в трудовых ресурсах, и оптимальным решением является автоматизация закупок. В данной статье мы расскажем, что представляет собой автоматизация закупок и какие преимущества она имеет для организации данного процесса.
Автоматизированные закупки - это специальная программа, которая используется для повышения эффективности работы отдела закупок и всей компании. Она позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять планы, формировать договоры и тендерные документы, согласовывать сроки поставок. Автоматизированная система позволяет анализировать продажи и контролировать плановые показатели. Программа работает быстрее, не ошибается, не опаздывает и не требует зарплату, что помогает в сокращении затрат компании.
По статистике, использование автоматизированной организации закупок на предприятии может сократить затраты на 15-16% и ускорить закупочный процесс на 20-30%. Это также приводит к экономии времени закупщиков и поставщиков, прозрачности алгоритма и увеличению количества поставщиков, что создает конкуренцию и может привести к предложению товаров и услуг на более выгодных условиях без ущерба для качества.
Необходимость обучения сотрудников работе с автоматизированной системой является основным недостатком внедрения такой программы, особенно в крупных компаниях. Однако, есть организации, которые предоставляют презентации и гайды по работе с такими системами.
Примером успешного использования автоматизации в компании является компания "Вимм-Билль-Данн", которая после автоматизации складского хозяйства сократила количество возвратов продукции практически вдвое, увеличила количество обрабатываемых в сутки заказов на треть и повысила показатель точности работ с 77% до 99%.
Современные компании имеют специфические бизнес-процессы, которые определяются их индивидуальными потребностями. Это затрагивает и системы автоматических закупок. В случае, если головной офис использует SAP, а филиал - 1С ERP, необходимо внести изменения и связать эти системы для обеспечения полной автоматизации закупок. Конечно, можно ограничиться локальными базами данных, но их использование имеет определенные недостатки:
- Конфиденциальность может быть нарушена, так как существует риск кражи или потери информации. Хакерские атаки на базы данных - дело не редкое, и многие известные базы данных не могут похвастаться надежной защитой.
- Высокие менеджеры не могут быстро получить доступ к необходимой информации, такой как история закупок, отчеты и результаты. Оперативность - важный аспект бизнеса.
- Взаимодействие с поставщиками происходит по почте или телефону, что может привести к потере истории коммуникации. Эта информация значима как для анализа результатов сотрудничества, так и для использования в качестве доказательства в случае возникновения спора с бизнес-партнерами.
- Приходится тратить много времени на создание писем и документов, так как нет специализированного шаблонного хранилища. Это усложняет и замедляет работу, что может отразиться на продуктивности бизнеса.
Поэтому использование локальных баз данных подходит только новым предпринимателям. Как только бизнес развивается, они становятся непрактичными. Сегодня существуют автоматизированные системы закупок, которые позволяют решить все перечисленные выше проблемы и сделать процесс более эффективным и оперативным.
Особенности внедрения систем
Когда речь заходит о внедрении системы автоматизированной организации закупок, следует учитывать несколько этапов. В первую очередь, необходимо провести исследование бизнес-процессов в компании, что позволит грамотно спланировать разработку и проектирование системы. Также не стоит забывать о программном обеспечении фирмы, на которое должны быть выдвинуты определенные требования для эффективной работы системы. Тем не менее, специалисты по внедрению автоматизированных закупок учитывают все эти моменты и могут подобрать индивидуальное решение.
После установки системы автоматизированной организации закупок в компании необходимо организовать обучение сотрудников работе с системой. Доступ к системе может быть предоставлен как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, отвечающим за организацию закупок в предприятии. Если компания имеет несколько подразделений, то такая система должна быть растиражирована на каждое из них. Оптимальным решением является запуск системы в тестовом режиме в первое время. Это позволит сотрудникам более детально ознакомиться с новшеством без лишней спешки, а руководству - убедиться в качестве работы системы.
Сложность процесса внедрения системы автоматизированной организации закупок может показаться чрезвычайно высокой. Однако, компании, занимающиеся разработкой и внедрением подобных систем, располагают отделом технической поддержки, где можно получить помощь по профильным вопросам. Гланое - правильно выбрать проверенного поставщика услуг и обратиться к нему за помощью.
Фото: freepik.com